盐城师范学院会议费管理办法

发布者:caiwuadmin发布时间:2018-04-11浏览次数:13

盐城师范学院文件

盐师院201812


盐城师范学院

关于印发会议费管理办法的通知

各二级学院、部门:

《盐城师范学院会议费管理办法(试行)》经学校研究同意,现印发给你们,请遵照执行。

特此通知。

盐城师范学院

2018130


盐城师范学院会议费管理办法

(试 行)

第一章

第一条为贯彻落实中央和省市关于厉行节约和精简会议有关规定,加强学校会议费管理,规范会议费支出行为,根据《江苏省省级机关会议管理办法》(苏办发〔201244号)、《江苏省省级机关会议管理补充规定》(苏财行〔201455号)、《关于调整江苏省省级机关会议费开支综合定额标准的通知》(苏财行〔201744号)等文件精神,结合学校实际,制定本办法。

第二条本办法适用于由学校、各院系、各单位或项目课题组举办、承办或联合举办的各种工作、学术交流、学术研讨、咨询、协调等会议或活动(以下简称为会议)。会议费实行项目管理。

第三条学校会议坚持从紧控制、务实高效原则。严格控制会议数量、会期、规模和费用,注重会议质量,提高会议效率。举办、承办会议应与学校教学、科研、管理活动紧密相关,经费使用应与所举办的会议具有相关性。

第四条学校会议费实行分类归口管理、分级审批和预算控制的管理办法。

第二章 会议管理与审批

第五条学校会议实行分类归口管理,根据会议内容和性质分为三类:

第一类为国内学术性会议,包括学术论坛、研讨会、咨询会、论证会、结题与验收会、评审会、答辩会等会议。由科技处或社科处归口管理。

第二类为工作性会议,包括学校和各二级单位召开的工作研讨会、工作布置会议、传达类会议、总结表彰会、座谈会等。由党委办公室、院长办公室归口管理。

第三类为国际性学术会议,由国际合作与交流处归口管理。

第六条学校举办或承办的各类会议,参照省级机关三类会议管理要求执行。国际性学术会议由国际合作与交流处办理审批手续,支出范围及会议费标准按照财政部《在华举办国际会议经费管理办法》(财行〔2015371)执行,会议费报销管理参照本办法。

第七条学校实行会议审批制度。各类会议审批程序如下:

(一)每年年底,各二级单位根据下一年主办或承办的会议计划,填写《盐城师范学院会议审批及会议支出预算表》(详见附件1),报归口管理部门审核,列入下年度会议费预算。

(二)未明确预算项目的会议,根据学科、教学、科研等工作的实际需要,举办或承办的学术会议和各单位召开的工作性会议,须在会议召开两周前,会议主办单位填报《盐城师范学院会议审批及会议支出预算表》,向归口管理部门申报会议经费,报分管校领导批准。

承办、协办、联合举办会议的,须提供委托单位相关文件,报分管校领导批准。

(三)经批准的会议,由财务处负责下达经费预算。

第八条会议经费实行会前预算、综合定额控制的管理办法。会议主办单位须根据项目管理要求,科学合理编制会议费预算。

第九条各类会议地点尽量选择在学校内部场所,如不具备条件,应当到定点会议场所召开,按照协议价格结算费用。在定点会议场所召开的,应根据实际需要租用会场、设备,节省会议成本。对不符合会议地点要求的会议费,财务处不予报销。

第十条严格控制到外埠举办各类会议。与外埠学校、单位(如协同中心、项目首席单位、子课题单位、项目所在地或项目甲方指定等)联合举办会议的,须提供项目任务书或预算等相关材料。因其他特殊事由,确需在外埠举办会议的,须出具相关说明材料,经归口管理部门审核后提交学校研究决定。

第十一条倡导与鼓励改进会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段举办会议,降低会议成本,提高会议效率。

第十二条各二级单位不得委托旅行社等中介机构代办各类会议。

第十三条严格控制会议规模和会期,会议举办、承办单位须严格按照批准的会议规模和会期召开会议,会期一般不超过1天,会议代表一般不超过200人,工作人员须控制在会议代表的10%以内。

第三章 会议费开支范围、标准和报销

第十四条会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、材料印刷费、医药费以及其他相关费用。交通费是指用于会议代表接送站、往返驻地与会场的用车费以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

第十五条会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。综合定额标准如下:

单位:元/人·天

住宿费

伙食费

其他费用

合 计

340

130

80

550

其他费用包括会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等。

综合定额标准是会议费开支的上限,各二级单位须在综合定额标准内据实结算,超支部分不予报销。如有特殊情况,应在申报会议预算中提出申请,由归口管理部门审核后提交分管校领导批准。

会议住宿费在定额控制标准内凭发票报销。会议代表住宿原则上两人一个标准间。无外地代表的会议,不安排住宿。工作人员除必须住会的以外,不安排住宿。

不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行。

第十六条会议特邀代表城市间交通费、专家咨询费、讲课费等费用纳入会议项目预决算,但不计入会议费综合控制定额。

会议代表参加会议发生的城市间交通费,按照差旅费管理办法相关规定由所在单位报销。确因工作需要,邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费和住宿费,可作为国内外专家学术交流来访费用在差旅费中报销。

根据工作需要发放的专家咨询费、讲课费等,按照国家或者学校相关劳务费发放规定执行,在相关费用科目中列支。

第十七条严禁借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。严格执行会议用房标准,不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,原则上安排自助餐,不上高档菜肴,不上烟酒。不得使用会议费购置电脑等固定资产以及开支与会议无关的其他费用;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。

第十八条对确因需要通过专业会展公司或其他单位代办会议的,需在会议预算中明确提出,费用控制在定额标准内。

第十九条对全部使用财政性资金举办的会议,不得向参会人员收取会议费,严禁转嫁或摊派会议费;使用多渠道资金举办会议的,按照成本补偿原则,可适度收取会议费,收取标准不得超过综合定额标准,且应在会议通知中明示。

取得的各项收入,须使用合法票据,及时上缴财务处,专户核算,实行收支两条线管理,不得坐收坐支。对于收取会议费的会议,或者获得专项资助的会议,须首先使用收取的会议费和专项资助经费。

第二十条会议举办单位可以在会议开始前根据实际需要和相关协议、合同的规定,办理部分款项的借款预付手续,借款`s\vl VE`s\vl V会议费支出预算表。

联办或协办会议须支出的会议费,按照上述管理要求和程序办理。会议结束后,会议经费如有结余,须及时转回学校,不得在学校外滞留。

第二十一条会议费的支付严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡等方式结算,禁止以现金方式结算。

第二十二条各二级单位在会议结束后须及时编制《盐城师范学院会议费支出决算表》(详见附件2),办理会议费的报销和领用票据的核销手续。与会议相关的会议费支出及其他支出应一次性集中报销,不得分次拆零报销。

第二十三条会议费报销时须提供下列材料:

(一)经批准的《盐城师范学院会议审批及会议支出预算表》、《盐城师范学院会议费支出决算表》;

(二)会议通知、会议日程;

(四)会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据(须票据开具单位盖章)、电子结算单(支付凭条)、会议费合同或协议等资料。

第四章监督检查和责任追究

第二十四条会议举办单位是会议费使用的直接负责人,对会议经费收支的真实性、合规性、合理性、相关性承担直接责任,对本单位所举办会议涉及的经济事项承担管理责任。

第二十五条学校纪委、监察处、审计处要加强对会议费支出的监督与检查,财务处、相关归口管理部门要严格会议经费管理,主要内容如下:

(一)会议活动是否按规定履行报批手续;

(二)会议费开支范围和标准是否符合规定;

(三)会议费报销手续是否符合规定。

第二十六条会议举办单位和人员违反本办法规定,有下列行为之一的,责令改正,追回资金,并视情况予以通报。直接责任人和单位负责人依照学校相关规定严肃处理。

(一)预存、套取会议费设立“小金库”的;

(二)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的;

(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;

(四)违规报销与会议无关费用的。

第五章

第二十七条本办法自发布之日起施行,由财务处负责解释。

附件:1.盐城师范学院会议审批及会议支出预算表

2.盐城师范学院会议费支出决算表


附件1

盐城师范学院会议审批及会议支出预算表

主办(承办)单位:(校外协办单位:)

会议名称

会期及时间

日 至日共天(含报到及离会时间)

举办地点及场所

会议主题及相关说明

参会对象

会议规模(人数)

人,其中外地代表人,本地代表人,工作人员人。

会议费支出及相关支出预算

合计

伙食费

/**=

印刷费

交通费

住宿费

/**=

场租费

其他

会议费支出小计

专家咨询费

/*=

特邀代表城市间交通费

其他

相关支出小计

会务费收入预算

合计

各单位、部门

审批意见

项目负责人签字

归口管理部门(办公室/科技处或社科处/国际合作与交流处)审签

分管校领导审签

会议经办人:联系电话:填报时间:

填表说明:

1.各单位应于会议召开前两周履行报批手续。报销时须附本表原件;办理预借款时请附本表复印件。

2.使用项目(专项)经费召开会议的,需附项目(课题)预算书或项目任务书(合同)等复印件。与外埠学校、单位联合举办会议的需提供项目任务书或预算书等相关材料。特殊事项需经经费管理部门审核后报分管校领导批准。

3.本办法所指会议费不是指预算项目管理中的会议费,预算指标中会议费项目包含专家咨询、劳务和特邀代表城市间交通费。


附件2

盐城师范学院会议费支出决算表

主办(承办)单位:( 校外协办单位:)

会议名称

会期及时间

日 至日共天(含报到及离会时间)

举办地点及场所

项目经费号

会议主题及相关说明

参会对象

会议规模(人数)

人,其中外地代表人,本地代表人,工作人员人。

会议费支出及相关支出预算

合计

伙食费

/**=

印刷费

交通费

住宿费

/**=

场租费

其他

会议费支出小计

专家咨询费

/*=

特邀代表城市间交通费

相关支出小计

会务费收入合计

实际收取会务费元;合作单位汇款元;专项资助元。

各单位、部门

审批意见

项目负责人签字

归口管理部门(办公室/科技处或社科处/国际合作与交流处)审签

分管校领导审签

会议经办人:联系电话:填报时间:

填表说明:

1.各单位会议结束后应在一个月内到财务处办理报销手续。会议费支出与其他相关支出应集中一次性报销,不得分次拆零报销。

2.会议费报销时须提供《盐城师范学院会议审批及会议费支出预算表》、《盐城师范学院会议费支出决算表》、会议审批文件或项目预算批复件、会议通知(包含会议、活动议程、参会人员等)、实际参会人员签到表、与会议相关的有效发票(收据)和其他单据、会议费合同或协议、会议服务单位提供的费用原始明细单据(需票据开具单位签字盖章)、电子结算单(支付凭条)等凭证。



盐城师范学院院长办公室2018130日印发